Kurz gesagt
Für ein PDF, das Sie selbst unterschreiben, genügt oft eine eingefügte Unterschrift, sofern keine besondere Form vorgeschrieben ist. Sollen andere unterschreiben, ist ein Link mit Protokoll der bessere Weg, weil er festhält, wer wann welches Dokument unterschrieben hat. Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, reicht beides nicht.
1. Die eigene Unterschrift als Bild erstellen
Für Bewerbungen, Word-Dokumente oder Formulare brauchen Sie Ihre Unterschrift als Bild mit durchsichtigem Hintergrund. Mit dem kostenlosen Werkzeug „Unterschrift erstellen“ zeichnen Sie sie mit dem Finger, tippen Ihren Namen in einer Handschrift oder stellen ein Foto Ihrer echten Unterschrift frei. Alles passiert in Ihrem Browser.
2. Ein PDF selbst unterschreiben
Ein Formular, eine Vollmacht oder ein Angebot, das Sie unterschrieben zurückschicken: Dafür öffnen Sie das PDF im Werkzeug „PDF unterschreiben“, setzen Unterschrift und Datum an die richtige Stelle und laden das fertige Dokument herunter. Die Datei wird nicht hochgeladen.
3. Einen Vertrag von anderen unterschreiben lassen
Soll ein Kunde oder Vertragspartner unterschreiben, ist das Hin- und Herschicken von PDFs umständlich, und ein eingefügtes Bild beweist wenig. Mit Sigentum bekommt jede Person einen eigenen Link, bestätigt einen Code aus ihrer E-Mail und unterschreibt am Handy oder Computer. Zu jedem Vertrag gibt es ein Protokoll mit Zeitpunkten und digitalem Fingerabdruck (SHA-256) des Dokuments.
4. Die E-Mail-Signatur
Im Büro heißt auch der Block unter jeder E-Mail „Signatur“: Name, Position, Firma, Kontakt. Mit dem Generator „E-Mail-Signatur“ erstellen Sie ihn in einer Minute und fügen ihn in Outlook, Gmail oder Apple Mail ein.
Was rechtlich gilt
Eine gezeichnete, getippte oder eingefügte Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Für die meisten Verträge genügt sie, weil diese an keine Form gebunden sind. Ihr Beweiswert hängt davon ab, was festgehalten wurde. Verlangt das Gesetz die Schriftform, hilft nur die qualifizierte elektronische Signatur oder Papier.
Wofür die einfache Signatur passt und wofür nicht
Geeignet
- Dienstleistungs-, Werk- und Kaufverträge zwischen Unternehmen
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rahmenverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
- Gewerbemietverträge (seit 2025 genügt die Textform, § 578 BGB)
- Vergütungsvereinbarungen von Anwälten und Steuerberatern: Die Textform (§ 3a RVG, § 4 StBVV) ist erfüllt, die inhaltlichen Vorgaben prüfen Sie wie gewohnt
- Vollmachten und Mandatsvereinbarungen ohne besondere Formvorschrift
Nicht geeignet
- Was die gesetzliche Schriftform verlangt (§ 126 BGB), etwa die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB), die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG) oder eine Bürgschaft, wenn kein Kaufmann bürgt (§ 766 BGB)
- Wohnraummietverträge über mehr als ein Jahr (§ 550 BGB)
- Wo die Schriftform nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann (§ 126a BGB), etwa beim Verbraucherdarlehen
- Was notariell beurkundet werden muss, etwa ein Grundstückskauf oder die Abtretung von GmbH-Anteilen
- Wenn Sie die Identität prüfen müssen, etwa nach dem Geldwäschegesetz: Sigentum prüft keine Ausweise
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheidet der Vertrag und das Gesetz.