Kurz gesagt
Für die meisten Geschäftsverträge genügt die einfache elektronische Signatur. Wichtiger als die Stufe sind meist drei andere Dinge: wie die Unterschrift belegt wird, wo die Verträge liegen und ob der Preis mit jeder Person im Team steigt.
1. Welche Signaturstufe Sie brauchen
Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur (EES) reicht für formfreie Verträge, die meisten im Geschäftsverkehr. Die fortgeschrittene (FES) ordnet die Signatur eindeutig einer Person zu, meist über ein Zertifikat mit vorheriger Identitätsprüfung. Nur die qualifizierte (QES) ersetzt die gesetzliche Schriftform, soweit diese elektronisch erlaubt ist.
Sigentum erstellt die einfache elektronische Signatur. Wofür sie passt und wofür nicht, steht unten auf dieser Seite.
2. Wie die Unterschrift belegt wird
Eine elektronische Unterschrift ist so viel wert wie der Nachweis, der an ihr hängt. Fragen Sie deshalb, was das Protokoll festhält und ob sich später zeigen lässt, dass das Dokument unverändert ist.
Sigentum bildet beim Hochladen eine Prüfsumme nach SHA-256 über die Datei. Vor der Unterschrift geht ein sechsstelliger Code an die eingeladene E-Mail-Adresse. Jeder Schritt wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Prüfsumme in einem verketteten Protokoll gespeichert, das jedem abgeschlossenen Vertrag als PDF beiliegt.
3. Wo Ihre Verträge liegen
Anbieter unterscheiden sich darin, wo sie Ihre Verträge speichern. Fragen Sie, wo Dokumente gespeichert werden, welche Daten die Region verlassen und welche Dienstleister beteiligt sind.
Bei Sigentum liegen Datenbank und Dokumente auf eigener Hardware in Bayern, Deutschland. Betrieben wird Sigentum von der Mattea GmbH. Alle beteiligten Dienstleister stehen auf der Seite Nachweis & Sicherheit.
4. Was es kostet, wenn das Team wächst
Viele Signatur-Programme rechnen pro Person ab. Dann kostet jede Kollegin, die Verträge verschicken soll, extra, und am Ende teilen sich mehrere ein Konto.
Sigentum kostet einen Preis für die ganze Organisation. Beliebig viele Personen im Team können mitarbeiten, Sie wählen nur nach der Zahl der Verträge im Monat. Wer unterschreibt, braucht kein Konto.
5. Was nach der Unterschrift passiert
Ein unterschriebener Vertrag hat eine Laufzeit und eine Kündigungsfrist. In Sigentum landen unterschriebene Verträge in der Vertragsverwaltung: mit erkannten Fristen, Erinnerung per E-Mail und Kosten je Jahr.
Checkliste für Ihre Auswahl
- Reicht die einfache Signatur, oder brauchen einzelne Verträge die QES?
- Bekommen alle Beteiligten am Ende das PDF und ein Protokoll?
- Wo liegen die Dokumente, und welche Dienstleister sind beteiligt?
- Steigt der Preis mit jeder Person im Team?
- Können Unterzeichner ohne Konto und am Handy unterschreiben?
- Gibt es Vorlagen und Serienversand für wiederkehrende Verträge?
Wofür die einfache Signatur passt und wofür nicht
Geeignet
- Dienstleistungs-, Werk- und Kaufverträge zwischen Unternehmen
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rahmenverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
- Gewerbemietverträge (seit 2025 genügt die Textform, § 578 BGB)
- Vergütungsvereinbarungen von Anwälten und Steuerberatern: Die Textform (§ 3a RVG, § 4 StBVV) ist erfüllt, die inhaltlichen Vorgaben prüfen Sie wie gewohnt
- Vollmachten und Mandatsvereinbarungen ohne besondere Formvorschrift
Nicht geeignet
- Was die gesetzliche Schriftform verlangt (§ 126 BGB), etwa die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB), die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG) oder eine Bürgschaft, wenn kein Kaufmann bürgt (§ 766 BGB)
- Wohnraummietverträge über mehr als ein Jahr (§ 550 BGB)
- Wo die Schriftform nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann (§ 126a BGB), etwa beim Verbraucherdarlehen
- Was notariell beurkundet werden muss, etwa ein Grundstückskauf oder die Abtretung von GmbH-Anteilen
- Wenn Sie die Identität prüfen müssen, etwa nach dem Geldwäschegesetz: Sigentum prüft keine Ausweise
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheidet der Vertrag und das Gesetz.