Kurz gesagt
Die einfache elektronische Signatur (EES) reicht für formfreie Verträge. Die fortgeschrittene (FES) ordnet die Signatur eindeutig einer Person zu. Nur die qualifizierte (QES) ersetzt die gesetzliche Schriftform.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Jede elektronische Form, mit der jemand zu erkennen gibt, dass er zustimmt: eine gezeichnete Unterschrift am Bildschirm, ein getippter Name, eine Bestätigung per Knopf. Ihre Beweiskraft hängt davon ab, wie gut der Vorgang dokumentiert ist.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Sie muss eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet sein und ihre Identifizierung ermöglichen, mit Mitteln erstellt werden, die nur sie kontrolliert, und spätere Änderungen erkennbar machen. In der Praxis geschieht das über ein Zertifikat, oft mit einer vorherigen Identitätsprüfung.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat eines zugelassenen Vertrauensdienstes. Vorher wird die Identität geprüft, etwa per Video, Online-Ausweis oder vor Ort. Die QES hat dieselbe Rechtswirkung wie eine eigenhändige Unterschrift und wird in der ganzen EU anerkannt.
Dafür ist sie aufwendiger: Jede unterzeichnende Person braucht die Identitätsprüfung, und jede Signatur kostet beim Vertrauensdienst Geld.
Welche brauchen Sie?
Sigentum bietet die einfache elektronische Signatur mit Code aus der E-Mail und Protokoll.
- Formfreie Verträge (die meisten im Geschäftsverkehr): EES genügt
- Höhere interne Anforderungen oder größere Beträge: FES kann sinnvoll sein
- Gesetzliche Schriftform, soweit elektronisch erlaubt: nur QES
Wofür die einfache Signatur passt und wofür nicht
Geeignet
- Dienstleistungs-, Werk- und Kaufverträge zwischen Unternehmen
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rahmenverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
- Gewerbemietverträge (seit 2025 genügt die Textform, § 578 BGB)
- Vergütungsvereinbarungen von Anwälten und Steuerberatern: Die Textform (§ 3a RVG, § 4 StBVV) ist erfüllt, die inhaltlichen Vorgaben prüfen Sie wie gewohnt
- Vollmachten und Mandatsvereinbarungen ohne besondere Formvorschrift
Nicht geeignet
- Was die gesetzliche Schriftform verlangt (§ 126 BGB), etwa die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB), die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG) oder eine Bürgschaft, wenn kein Kaufmann bürgt (§ 766 BGB)
- Wohnraummietverträge über mehr als ein Jahr (§ 550 BGB)
- Wo die Schriftform nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann (§ 126a BGB), etwa beim Verbraucherdarlehen
- Was notariell beurkundet werden muss, etwa ein Grundstückskauf oder die Abtretung von GmbH-Anteilen
- Wenn Sie die Identität prüfen müssen, etwa nach dem Geldwäschegesetz: Sigentum prüft keine Ausweise
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall entscheidet der Vertrag und das Gesetz.